广西大学档案馆（以下简称甲方）拟对2025年纸质档案数字化扫描加工服务项目进行采购，诚邀符合资格的单位报价。有关事项公告如下：

一、项目基本情况

（一）项目名称：广西大学档案馆纸质档案数字化扫描加工；

（二）项目地点：广西大学档案馆(图书馆北二楼)；

（三）项目概况：纸质档案数字化扫描加工服务

1.扫描：A4页面不少于30万页，A3页面不少于2万页。

2.著录：著录目录不少于2万条。

（具体数量以实际加工为准）。

（四）项目工期：签订采购合同后7日内进场，2025年11月15日前完工。

（五）项目经费：本项目总报价不得超过11万元，且报价含运费、人工费、税费等一切费用，否则为无效报价。

二、报价人资格

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（五）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（六）具备档案数字化加工相关的营业执照和资质；

（七）本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。

三、项目服务内容

（一）项目内容

主要环节包括调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、元数据采集、图像数据质检、目录著录、数据备份和移交，实体档案归还等。

（二）严格遵守并达到国家相关标准及甲方相关规定：

《中华人民共和国档案法》（2020年国家主席令第47号）

《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年）

《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）

《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）

《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）

《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

服务环节质量要求

1.调档交接：乙方（以下称乙方）应指定专人按照与甲方共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与甲方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.档案前处理：在扫描之前，乙方必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据甲方约定的规则区分扫描件与非扫描件，并查看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改；并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识；对折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理，确保档案数字化质量。需要对整理过程中的错误进行记录，制订《纸质档案整理勘误表》，在纸质档案移交时提交，否则不予移交。

（1）目录数据准备：根据甲方提供的档案数据目录，对与实体不符或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

（2）拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

（3）档案前处理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

3.档案扫描：

（1）扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式，保存为JPG和双层PDF格式。其中JPG为单页保存，PDF按文件内容合并（例如一份完整的合同）。

（2）扫描色彩模式：扫描模式采用彩色模式进行扫描。

（3）扫描分辨率：扫描分辨率要求 300dpi及以上，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率至600dpi及以上。

（4）扫描登记：认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交甲方审核同意后，进行处理。

4.图像处理：图像资料和原档案页码顺序需要一致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫、重扫、多扫、顺序错误等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。

（1）旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；

（2）去污：遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；

（3）图像拼接：对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；

（4）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

（5）深浅不一：图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致；

（6）裁边处理:对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

（7）图像拼接：学生卡片正反面，需要拼接在一张A4幅面。

  5.元数据采集

  乙方需制定详尽的元数据采集策略，全面准确地收集并在项目验收前提供所扫描档案的相关元数据。元数据包括且不局限于数字化时间、数字化对象的详细描述、授权许可详情、色彩空间配置、扫描分辨率、色彩模式、存储格式及路径、扫描设备的品牌与型号、使用的数字化软件名称与版本、软件供应商，以及查看所需软件条件等关键信息。同时，明确数字化成果的交接信息等。

6.图像数据质检

乙方指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，内容如下：

（1）对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；

（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时纠正；

（3）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不一致时，须及时进行调整纠正；

（4）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；

（5）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

7.目录审核、数据著录、质量控制

（1）扫描后的文档格式及图片命名（档号）方式按照甲方的要求。根据甲方提供的档案数据目录，补充对应的图片档号，要求索引数据准确并与纸质档案匹配；档号命名符合甲方规范。

（2）主要对录取名册等进行数据著录，将同一页的学生名字录入一个题名字段，并补充完善对应的档号、表头题名等重要数据字段。

（3）由甲方负责对扫描数据条目信息、数据著录的正确性进行监督审核。

（4）成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；否则甲方有权要求重做。

8.数据移交

（1）数据备份：经验收合格的完整数据应及时进行备份至移动硬盘（甲方提供），一式三份。移动硬盘或光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其原始数据等。

（2）数据检验：不得采用任何技术手段对电子数据进行加密，备份数据也应进行检验，主要包括各份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（3）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属归甲方所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料应完整移交，包括各种交接清单、工作制度、出入库登记名册、工作记实、工作日志等。

9.档案归还

乙方应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应通知甲方进行处理，严重情况将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，将重新进行处理和无条件整改。合格率要求 100%。

归还每批实体档案时，扫描加工流程汇总报表和工作日志表等随同实体一起交接。做好移交记录。

（四）保密要求

本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和甲方保密要求。乙方应制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

1.乙方应履行下列保密义务：

（1）不得泄露、公开或传播甲方的保密信息；

（2）不得以任何方式将甲方的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外；

（3）非经甲方允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏；

（4）在开发过程中对数据的处理方式应事先得到甲方的许可；

（5）未经甲方书面许可，不得对有关保密信息进行修改、补充、复制；

（6）加工电脑的USB口必须屏蔽，不得将保密信息以任何方式（如E-mail、优盘复制等）携带出甲方规定的场所。

2.乙方需与甲方签订保证档案实体和档案信息安全的《安全保密协议书》，参与本项目的工作人员签订《保密责任书》；所有工作人员的身份证及相关证件复印件须交甲方审核备案。

3.保证档案安全。档案的交接，由甲方专职档案人员和乙方现场负责人在工作区域内进行，并有书面记录；进出工作区域时需要两人以上同时行动；加工地点内严禁进食、吸烟和任何火源。

（五）工作人员要求

乙方所提供的项目人员需相对稳定，并指派1名专职负责人，1名数字化加工工作的负责人，配备专人负责安全保密工作，所有人员统一挂牌上岗，负责人随时与甲方进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。

（六）验收要求

1.乙方数据自检合格后，递交甲方验收。需填写《纸质档案数字化自检登记表》，做好自检记录，数据提交时必须包含《纸质档案数字化自检登记表》，否则不予接收。

2.以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间。质检内容符合下列范围的，标记合格，否则不合格。

档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；

扫描图像：漏扫率≤0.2‰；

图像质量：图像质量情况完好率99%；

数据挂接：挂接正确率100%；

档案原始材料：100%不缺失；

其他项目：合格率≥98%。

当抽检部分的合格率达到98%以上（含98%）时，予以验收“通过”，当抽检部分的合格率低于98%，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

3.验收完成后，乙方不得保存甲方任何电子档案数据，且加工场地的计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终甲方所有。

4.验收合格后，甲方和乙方双方共同出具验收报告。

（七）售后服务要求

1.处理问题响应时间：接到甲方处理问题通知后 8小时内响应，必要时24小时内到达甲方指定现场处理问题。

2.售后服务内容：项目范围内的档案电子化（数字化）不符合招标文件技术要求的，乙方需提供免费服务，包括但不限于重新扫描、装订、著录等数字化工作。

（八）其他要求

1.报价人需到现场查看过档案实体的情况。

2.甲方提供场地和桌椅，不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件。本次档案数字化扫描项目实施过程中所涉及到的各类计算机、扫描仪及辅助设备、所需的系统、软件和硬盘等设备和相关耗材，均由乙方提供。乙方在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

3.为保证数据的安全，要求乙方在项目开始时，现场开封使用新的电脑硬盘，结束后将硬盘交给甲方，并将加工项目的其他硬件设备中与项目相关的数据进行现场格式化。

4.为保证验收质量，乙方应于合同签订前向甲方缴纳合同金额的5%为履约保证金。履约保证金以对公转账方式提交，甲方开具财务凭证给乙方。该履约保证金在合同约定全部事项履行完毕后，双方无未了事项，甲方收到乙方书面申请后无息退还。

5.项目验收合格后，甲方收到乙方开具的有效发票后，一次性付清合同全部金额。

四、报价表

五、违约责任

(一）完成质量不符合要求的，甲方有权要求乙方进行重新处理，并达到规定质量要求，并承担发生的实际费用；

（二）乙方延期完工的，责任应由乙方承担并补偿甲方由此而造成的误工损失费；

（三）乙方在加工过程中损坏或遗失档案，或档案携带出加工场地或私自拷贝、扩散甲方所有的档案，乙方承担由此给甲方造成的损害及损失，甲方将按照法律法规追究相应经济责任和刑事责任。

六、报价文件递交截止时间和地点

（一）报价文件材料通过邮寄或送至：南宁市西乡塘区大学东路100号广西大学档案馆104办公室（图书馆北一楼）。

（二）截止时间：2025年9月19日17:00，逾期不受理。

（三）递交报价材料有：

1.报价表；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度的承诺函，加盖公章；

3.有效的法人营业执照复印件；

4.法人有效身份证复印件（如果委托他人办理须提供加盖公章的委托书及委托代理人有效身份证复印件）；

5.列举近三年曾经做过的档案数字化项目及扫描量，提供相应合同；

6.项目实施方案。

以上资料按顺序装订（一式一份，每页加盖公章），密封在一个信封（或文件袋）内，以不露报价文件为准。资料不齐全或不符合要求，视为无效报价。

七、联系人及电话：蒋老师，0771-3239302，18376766139

八、发布公告的媒介：本次询价公告在广西大学官网和档案馆官网主页上发布。

                       广西大学档案馆

                      2025年9月10日